Pracodawca zatrudniający do 100 pracowników może powierzyć wykonywanie zadań służby BHP specjaliście spoza zakładu pracy, jeżeli nie ma kompetentnych pracowników, którym mógłby te zadania powierzyć. Przy zatrudnieniu ponad 100 pracowników powinien utworzyć własną służbę BHP. Umowa z firmą zewnętrzną nie zastępuje wtedy wymaganej organizacji wewnętrznej.[1]
Wybór między własnym pracownikiem a zewnętrzną obsługą BHP nie jest więc wyłącznie decyzją o kosztach. Najpierw sprawdzam dopuszczalną formę organizacji, następnie kwalifikacje osób wykonujących zadania, a później zakres i warunki współpracy. W małej firmie prawo pozwala również na samodzielne wykonywanie tych zadań przez pracodawcę, ale wymaga spełnienia konkretnych warunków.
Kiedy trzeba utworzyć służbę BHP? Najważniejsze progi zatrudnienia
Przepisy rozróżniają utworzenie służby BHP, czyli wyodrębnionej komórki organizacyjnej, od powierzenia wykonywania jej zadań. To ważna różnica: nie każda osoba zajmująca się BHP w firmie jest pracownikiem zakładowej służby BHP.
| Liczba pracowników | Podstawowa zasada organizacji BHP | Co oznacza to w praktyce? |
|---|---|---|
| Do 100 włącznie | Powierzenie zadań pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy; przy braku kompetentnych pracowników — specjaliście zewnętrznemu. | Nie ma obowiązku tworzenia służby wyłącznie z powodu liczby zatrudnionych. Możliwe jest też samodzielne wykonywanie zadań przez pracodawcę na zasadach opisanych niżej. |
| Od 101 do 600 | Własna jednoosobowa lub wieloosobowa komórka służby BHP. | Dopuszczalne jest zatrudnienie pracownika tej służby w niepełnym wymiarze czasu pracy, odpowiednim do rzeczywistych potrzeb. |
| Powyżej 600 | Własna służba BHP z co najmniej jednym pełnoetatowym pracownikiem tej służby na każdych 600 pracowników. | Przy ustalaniu obsady trzeba uwzględnić również warunki pracy, zagrożenia i uciążliwości, a nie tylko minimum liczbowe. |
Obowiązek wynikający z liczby zatrudnionych powstaje po przekroczeniu 100 pracowników. Zatrudnienie dokładnie 100 osób nie oznacza jeszcze obowiązku utworzenia służby na tej podstawie. Powyższe zasady trzeba jednak uzupełnić o możliwość wydania nakazu przez inspektora pracy, o której piszę dalej.[2]
Liczymy pracowników, a nie pełne etaty
Przy sprawdzaniu progu nie przeliczałabym zatrudnienia na pełne etaty. Pracownik zatrudniony na pół etatu pozostaje jednym pracownikiem. Punktem odniesienia jest zatrudnienie u danego pracodawcy, a nie liczba osób obecnych jednocześnie na zmianie. Jeżeli ten sam pracodawca prowadzi kilka punktów działalności, nie należy automatycznie liczyć każdego z nich osobno.[3]
Sto etatów, ale obowiązek utworzenia służby BHP
Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo z Torunia zatrudniające 94 osoby na pełny etat i 12 osób na pół etatu. Łączny wymiar zatrudnienia odpowiada 100 etatom, lecz pracowników jest 106.
W takiej sytuacji nie uznałabym, że firma mieści się w limicie do 100 pracowników. Powinna mieć własną służbę BHP. Jeżeli wcześniej korzystała wyłącznie z obsługi zewnętrznej, konieczna jest zmiana organizacji — samo zwiększenie liczby wizyt specjalistki nie zastąpi zatrudnienia pracownika w wymaganej komórce.
Obsługa BHP na zewnątrz: co oznacza brak kompetentnych pracowników?
W firmie zatrudniającej do 100 pracowników nie wystarczy wskazać dowolnej osoby, która zna zakład albo ukończyła zwykłe szkolenie okresowe BHP. Powierzenie zadań wymaga odpowiednich kwalifikacji oraz szkolenia przewidzianego dla osób wykonujących zadania służby BHP.
Przykładowo, w przedsiębiorstwie zatrudniającym 28 pracowników może nie być nikogo z wymaganym przygotowaniem. Wówczas zlecenie zadań specjaliście spoza zakładu jest dopuszczalnym rozwiązaniem. Nie ma natomiast podstaw, aby sam brak czasu pracownika lub niższą cenę abonamentu automatycznie utożsamiać z brakiem kompetentnych pracowników.
Również zewnętrzny wykonawca musi spełniać wymagania. Standardowa ścieżka obejmuje wyższe wykształcenie o kierunku lub specjalności w zakresie BHP albo studia podyplomowe w tym zakresie oraz co najmniej rok stażu pracy w służbie BHP. Rozporządzenie przewiduje także odrębną możliwość dla osoby z co najmniej pięcioletnim zatrudnieniem na stanowisku inspektora pracy w Państwowej Inspekcji Pracy. Potrzebne jest również właściwe szkolenie BHP.[4]
Przy wyborze wykonawcy sprawdziłabym dokumenty konkretnej osoby, która będzie realizowała zadania. Sama nazwa „firma BHP”, wpis w działalności gospodarczej czy ogólna informacja o doświadczeniu nie potwierdzają wymaganych kwalifikacji. Istotny jest przy tym staż w służbie BHP, a nie dowolny staż zawodowy.
Dokładne wymagania dotyczące wykształcenia, stażu i stanowiska rozwijam w porównaniu inspektora i specjalisty do spraw BHP.
Kiedy pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP?
Taką możliwość ma pracodawca, który spełnia wymagania dotyczące przygotowania i:
- zatrudnia do 10 pracowników albo
- zatrudnia do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności z kategorią ryzyka nie wyższą niż trzecia w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Przed rozpoczęciem wykonywania tych zadań wymagane jest odpowiednie szkolenie dla pracodawców wykonujących zadania służby BHP. Nie jest nim zwykłe szkolenie okresowe dla pracodawców i osób kierujących pracownikami. Z tego szczególnego szkolenia zwolniony jest pracodawca spełniający wymagania kwalifikacyjne dla służby BHP.[5]
Przy limicie do 50 pracowników sprawdziłabym właściwą grupę działalności i jej kategorię ryzyka. Ocena „u nas jest bezpiecznie” ani niski poziom ryzyka zapisany w ocenie konkretnego stanowiska nie zastępują tej kwalifikacji. Ukończenie szkolenia nie znosi też limitu zatrudnienia: pracodawca zatrudniający 70 osób nie może na tej podstawie sam przejąć zadań służby.
Własna służba BHP nie zawsze oznacza pełny etat
Przy zatrudnieniu od 101 do 600 pracowników prawo dopuszcza niepełny wymiar czasu pracy pracownika służby BHP. Nie wskazuje jednak jednego, odpowiedniego dla każdej firmy ułamka etatu. Wymiar i organizacja pracy muszą umożliwiać pełną realizację zadań.
W jednoosobowej komórce pracownik musi spełniać co najmniej wymagania dla starszego inspektora BHP. Służba podlega bezpośrednio pracodawcy, a w jednostce organizacyjnej — właściwej osobie zarządzającej lub upoważnionemu członkowi organu zarządzającego. Nie można obciążać jej zadaniami spoza zakresu przewidzianego w rozporządzeniu. To inna sytuacja niż zgodne z prawem powierzenie zadań BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy w mniejszej firmie.[6]
Dla firmy pracującej zmianowo, z kilkoma lokalizacjami lub licznymi stanowiskami technicznymi symboliczna obecność raz na kilka tygodni może być niewystarczająca. Przy ustalaniu organizacji sprawdziłabym, kiedy rzeczywiście odbywają się prace, jakie zagrożenia występują i czy osoba zajmująca się BHP może je ocenić na miejscu.
Firma z obowiązkową służbą wewnętrzną może korzystać z dodatkowego wsparcia zewnętrznego, na przykład przy szkoleniach, specjalistycznej analizie albo przygotowaniu dokumentacji. Trzeba jednak odróżnić taką pomoc od zastąpienia całej wymaganej służby umową o świadczenie usług.
Czy inspektor pracy może wymagać więcej?
Tak. Właściwy inspektor pracy może nakazać utworzenie służby BHP albo zwiększenie liczby jej pracowników, jeżeli uzasadniają to stwierdzone zagrożenia zawodowe. Dlatego zatrudnienie poniżej 101 osób nie daje bezwarunkowej gwarancji, że własna służba nigdy nie będzie potrzebna.[7]
Przykładowo, mały zakład z niebezpiecznymi procesami wymaga innego nakładu pracy niż biuro o podobnej liczbie zatrudnionych. Nie oznacza to automatycznie nakazu, ale pokazuje, dlaczego ocenę organizacji BHP zaczynam także od warunków pracy, a nie wyłącznie od zestawienia kadrowego.
Co trzeba zapewnić niezależnie od wybranej formy?
Prawidłowo wskazana osoba musi mieć możliwość rzeczywistego wykonywania zadań. Należą do nich między innymi kontrole warunków pracy, informowanie o zagrożeniach, udział w ocenie ryzyka zawodowego i sporządzanie co najmniej raz w roku analizy stanu BHP. Pracodawca powinien udostępnić informacje potrzebne do ich realizacji, w tym wyniki badań środowiska pracy i informacje o zastosowanych zabezpieczeniach.[8]
Rozpoczynając współpracę, ustaliłabym przede wszystkim:
- kto wykonuje zadania i jakie dokumenty potwierdzają jego przygotowanie;
- jak zgłaszane są zagrożenia, wypadki oraz zmiany w zatrudnieniu i organizacji pracy;
- jak zapewniony będzie dostęp do stanowisk, dokumentów i osób kierujących pracownikami;
- kto po stronie pracodawcy podejmuje decyzje o działaniach naprawczych i sprawdza ich wykonanie.
Utworzenie służby BHP lub powierzenie jej zadań innym osobom wymaga również konsultacji z pracownikami albo ich przedstawicielami. Nie jest to wyłącznie ustalenie między pracodawcą a wykonawcą usługi.[9]
Sam zakres codziennej pracy opisuję szerzej w artykule co tak naprawdę robi BHPowiec w firmie. Tutaj najważniejsze jest jedno: forma organizacji ma pozwalać wykonywać te zadania, a nie tylko wskazywać nazwisko w dokumentacji.
Zlecenie zadań BHP nie przenosi odpowiedzialności pracodawcy za stan bezpieczeństwa w zakładzie. Specjalistka doradza i kontroluje, ale pracodawca nadal odpowiada za organizację bezpiecznej pracy oraz realizację potrzebnych działań.[10]
Ustalmy właściwą organizację BHP w Twojej firmie
Jeżeli prowadzisz firmę w Toruniu lub powiecie toruńskim, pomogę Ci sprawdzić, jaka forma wykonywania zadań BHP odpowiada zatrudnieniu i warunkom pracy. Tam, gdzie przepisy pozwalają na obsługę zewnętrzną, możemy omówić kompleksową współpracę. Jeżeli potrzebujesz własnej służby BHP, pomogę uporządkować wymagania i ustalić zakres dodatkowego wsparcia.
Monika Kolenderska — Bezpiecznik
Telefon: 663 772 050
E-mail: kontakt@bezpiecznikmk.pl
Podstawy prawne
- Art. 23711 § 1–2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy. ↩
- Art. 23711 § 1 i 4 Kodeksu pracy oraz § 1 ust. 1–4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, z późniejszymi zmianami. ↩
- Art. 2, art. 3 oraz art. 23711 § 1 Kodeksu pracy — pojęcie pracownika i pracodawcy oraz próg zatrudnienia dotyczący służby BHP. ↩
- Art. 23711 § 2 Kodeksu pracy oraz § 4 ust. 2 pkt 3 i ust. 4–5 rozporządzenia w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy. ↩
- Art. 23711 § 1 pkt 1–2 Kodeksu pracy; § 13 ust. 1–2 i część III załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, z późniejszymi zmianami. ↩
- § 1 ust. 2–3 i 5, § 2 ust. 2–3 oraz § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy. ↩
- Art. 23711 § 4 Kodeksu pracy. ↩
- § 2 ust. 1 pkt 1–3 i 14 oraz ust. 4 rozporządzenia w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy. ↩
- Art. 23711a § 1 pkt 3 Kodeksu pracy. ↩
- Art. 207 § 1–2 Kodeksu pracy. ↩