Jeżeli pracownicy różnych pracodawców pracują jednocześnie w tym samym miejscu, ich pracodawcy muszą współpracować i wyznaczyć koordynatora nadzorującego BHP wszystkich tych pracowników. Muszą także ustalić wspólne zasady działania oraz informować siebie nawzajem i pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach zapobiegających zagrożeniom. Ten obowiązek nie dotyczy wyłącznie budów. Może powstać również w magazynie, biurze czy działającym zakładzie, do którego przyjeżdża ekipa serwisowa.1
Wyznaczenie jednej osoby do koordynacji nie przenosi na nią całej odpowiedzialności. Każdy pracodawca nadal odpowiada za bezpieczeństwo swoich pracowników. Innymi słowy, wspólny nadzór nie zastępuje codziennego organizowania bezpiecznej pracy we własnej ekipie.2
Kiedy trzeba wyznaczyć koordynatora BHP?
Znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania pracy: różni pracodawcy, wspólne miejsce i nakładający się czas pracy. Nie trzeba czekać na duży remont ani na pojawienie się kilkudziesięciu osób. Pracownik serwisu naprawiający bramę przy czynnej strefie załadunku również może pracować w warunkach wymagających koordynacji.
Nie utożsamiałabym natomiast wspólnego miejsca pracy wyłącznie z identycznym adresem na fakturze. Trzeba sprawdzić faktyczny układ pomieszczeń, dojść, dróg transportowych i prowadzonych robót. Dwie firmy mogą zajmować odrębne części budynku, a mimo to spotykać się w jednej strefie dostaw. Samo przesunięcie godzin nie rozwiązuje jednak problemu, jeżeli po jednej ekipie pozostaje zagrożenie dla następnej, np. niezabezpieczony otwór w podłodze. Dlatego ocenę trzeba oprzeć na rzeczywistych warunkach i sposobie przekazania miejsca pracy, a nie tylko na harmonogramie.
Montaż w magazynie, który nadal przyjmuje dostawy
Wyobraźmy sobie magazyn w Toruniu. Pracownicy gospodarza przewożą towary wózkami, a pracownicy firmy instalacyjnej montują przewody nad jedną z alejek. Każda firma zna swoje zadanie, ale zagrożenie powstaje przez ich jednoczesne wykonywanie.
Przed rozpoczęciem montażu ustaliłabym zamknięcie odpowiedniego odcinka alejki, trasę zastępczą oraz osobę uprawnioną do ponownego udostępnienia przejazdu. Samo polecenie obu ekipom, aby „uważały na siebie”, nie rozwiązuje problemu ruchu pod miejscem pracy na wysokości.
A jeśli wykonawca prowadzi jednoosobową działalność?
Nie można automatycznie uznać, że samozatrudnienie wyłącza potrzebę współpracy. Kodeks pracy nakazuje odpowiednie stosowanie art. 208 § 1 również do osób fizycznych prowadzących działalność na własny rachunek. Przewiduje też obowiązki zapewnienia bezpiecznych warunków pracy osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.3
Sprawdziłabym więc, kto przyjedzie, co będzie robił i czy jego czynności mogą zagrozić innym osobom. Obowiązki organizatora wobec takiego wykonawcy omawiam szerzej w poradniku o warunkach BHP dla zleceniobiorców i samozatrudnionych.
Kto wyznacza koordynatora i jak wybrać odpowiednią osobę?
Wyznaczenie koordynatora jest elementem współpracy zainteresowanych pracodawców. Przez gospodarza rozumiem tutaj pracodawcę, na którego terenie odbywają się prace. Może on zainicjować uzgodnienia, jednak pozostałe firmy również muszą w nich uczestniczyć, ponieważ znają zagrożenia związane z pracą swoich ekip. Wszyscy powinni wiedzieć, kto pełni tę funkcję, jaki teren i okres obejmuje koordynacja oraz jak zgłaszać problemy.
Sam art. 208 nie ustanawia jednego, powszechnego „uprawnienia koordynatora BHP” ani kompletnego katalogu jego zadań. Wybór musi jednak uwzględniać rodzaj prac i przepisy szczególne. Przykładowo przy urządzeniach energetycznych instrukcja organizacji bezpiecznej pracy ma określać zasady wyznaczania koordynatora, w tym wymagane od niego kwalifikacje.4
Przy takim wyborze zwróciłabym uwagę na znajomość obiektu, rozumienie zagrożeń, możliwość kontaktu z osobami kierującymi ekipami oraz rzeczywistą dostępność podczas prac. Osoba wpisana do dokumentu, ale nieznająca harmonogramu i niedostępna telefonicznie, nie zapewni sprawnej współpracy.
Specjalistka BHP nie staje się koordynatorką automatycznie tylko dlatego, że obsługuje firmę. Jeżeli ma pełnić tę funkcję, trzeba najpierw ocenić, czy pozwalają na to przepisy dotyczące jej stanowiska, a następnie odrębnie ją wyznaczyć i ustalić zakres zadań. Różnicę między zewnętrznym wsparciem a obowiązkami pracodawcy wyjaśniam w artykule o odpowiedzialności po zleceniu obsługi BHP.
Co warto ustalić w porozumieniu między pracodawcami?
Nie zaczynałabym od wielostronicowego formularza, lecz od wspólnego przejścia przez miejsce pracy i rozmowy o tym, gdzie działania jednej firmy mogą zagrozić drugiej. Następnie zaleciłabym zapisanie konkretnych ustaleń, ponieważ każda ekipa powinna korzystać z tych samych zasad. Poniższa lista jest praktyczną propozycją zawartości porozumienia, a nie urzędowym wzorem dokumentu:
- Osoby i kontakt: koordynator, osoby kierujące poszczególnymi ekipami, zastępstwa oraz sposób szybkiego zgłoszenia zagrożenia.
- Zakres i czas prac: zadania każdej firmy, zajmowane strefy, harmonogram oraz czynności, których nie wolno wykonywać jednocześnie.
- Wspólne zabezpieczenia: wygrodzenia, przejścia, organizacja transportu, odłączenia urządzeń i zasady przekazywania miejsca pracy.
- Reakcja na zagrożenie: sposób alarmowania, przerwania niebezpiecznych czynności, uzyskania pomocy i ewakuacji, z jasnym podziałem działań.
- Zmiany i zakończenie: zgłaszanie nowej ekipy, innej technologii lub przesunięcia terminu oraz sprawdzenie warunków przed ponownym użytkowaniem danej strefy.
Warto jednoznacznie ustalić uprawnienia koordynatora i sposób egzekwowania uzgodnień. Samo użycie słowa „nadzór” nie odpowiada jeszcze na pytanie, co ma zrobić, gdy jedna firma nie chce przerwać kolidujących robót. Pracodawcy powinni wcześniej wskazać osoby podejmujące decyzje i procedurę działania w takiej sytuacji.
Czy porozumienie BHP zawsze musi być pisemne?
Sam art. 208 nie narzuca urzędowego formularza ani wprost pisemnej formy wszystkich uzgodnień. Pisemne ustalenia rekomenduję jednak ze względu na ich jednoznaczność: łatwiej sprawdzić zakres obowiązków, poinformować nową osobę i odtworzyć uzgodnienia po zmianie harmonogramu.
Remont w działającym zakładzie może wymagać podpisanego protokołu. Przy robotach budowlanych, rozbiórkowych, remontowych i montażowych prowadzonych bez wstrzymania ruchu zakładu lub jego części, w miejscach pracy innych pracowników albo działania maszyn, obowiązują szczególne zasady. Przed rozpoczęciem takich robót pracodawca, u którego są prowadzone, i osoba nimi kierująca ustalają szczegółowe warunki BHP oraz podział obowiązków w podpisanym protokole.5
Czyli przed takimi robotami trzeba uzgodnić nie tylko sposób pracy, lecz także zapisać w protokole, kto odpowiada za poszczególne zabezpieczenia. Sama ustna rozmowa nie spełnia tego wymagania.
Jakie informacje trzeba przekazać zewnętrznej ekipie?
Pracodawca przyjmujący pracowników innej firmy przekazuje ich pracodawcy informacje o zagrożeniach, działaniach ochronnych i zapobiegawczych oraz osobach wyznaczonych do pierwszej pomocy, zwalczania pożarów i ewakuacji. Informacje mają dotrzeć do pracowników.6
Rozporządzenie dotyczące szkoleń BHP dodatkowo zobowiązuje gospodarza zakładu do zapewnienia poinformowania pracownika innego pracodawcy o zagrożeniach na tym terenie. Pracownik potwierdza uzyskanie informacji podpisem.7
Nie ograniczałabym tego do podpisania ogólnego regulaminu przy wejściu. Wykonawca powinien wiedzieć, którędy poruszają się wózki, gdzie nie wolno wchodzić, jaki sygnał oznacza ewakuację i do kogo zgłosić zmianę warunków. Szczegóły opisuję również w artykule o tym, o jakich zagrożeniach i zasadach postępowania pracodawca musi informować pracowników.
Wymiana informacji działa w obie strony. Gospodarz zna obiekt, ale wykonawca zna własną technologię. Dlatego przed pracami poprosiłabym go także o wskazanie zagrożeń, które wprowadzi: przykładowo hałasu, pyłu, gorących powierzchni lub ograniczenia przejścia.
Malowanie przeniesione na godziny pracy biura
Załóżmy, że w firmie w powiecie toruńskim uzgodniono malowanie pomieszczenia po zakończeniu pracy biura. Wykonawca zmienia jednak termin i wysyła inną ekipę rano, gdy pracownicy gospodarza są już na miejscu.
W tej sytuacji sprawdziłabym ponownie harmonogram, sposób odgrodzenia miejsca prac, wentylację i dostęp do dróg ewakuacyjnych. Nowe osoby powinny poznać obowiązujące zasady przed rozpoczęciem czynności. Prace powinny rozpocząć się dopiero po uzgodnieniu bezpiecznej organizacji malowania w obecności pracowników biura. Jeżeli nie można jej zapewnić, trzeba wrócić do terminu po zakończeniu pracy biura.
Koordynacja nie zastępuje obowiązków własnego pracodawcy
Przygotowując współpracę, warto rozdzielić dwie sprawy: bezpieczeństwo każdej ekipy i bezpieczeństwo wynikające z obecności kilku ekip obok siebie. Pracodawca wykonawcy nadal organizuje pracę swojego zespołu. Gospodarz nie może natomiast pomijać wpływu prowadzonych robót na własnych pracowników.
Przed wejściem kolejnej firmy sprawdziłabym, czy pracownicy wiedzą, jakie zagrożenia mogą wynikać z prac innych ekip i komu zgłosić zmianę warunków. Gdy wykonawca zmienia technologię, trzeba ponownie ustalić zabezpieczenia, bo dotychczasowe mogą już nie wystarczać.
Wspólne miejsce pracy nie oznacza wspólnej polisy
Przy organizowaniu ochrony pracowników warto osobno rozważyć grupowe ubezpieczenie na życie dla firm. W grupowej ofercie Generali ochronę na wypadek śmierci można rozszerzyć o wybrane zdarzenia dotyczące zdrowia, np. określone następstwa nieszczęśliwego wypadku lub pobyt w szpitalu. Zakres zależy od zawartej umowy.
Nie należy jednak zakładać, że polisa gospodarza obiektu obejmuje pracowników wszystkich podwykonawców. Trzeba sprawdzić, czy konkretna osoba została objęta ochroną, od kiedy ona działa i jakie świadczenia przewiduje jej wariant. Znaczenie mają definicje zdarzeń, sumy ubezpieczenia, limity, wyłączenia i ewentualne karencje, czyli okresy ograniczonej odpowiedzialności ubezpieczyciela.8
Ubezpieczenie może wspierać finansowo po zdarzeniu objętym umową, ale nie zastępuje zabezpieczeń ani koordynacji BHP. O przyznaniu świadczenia decyduje ubezpieczyciel na podstawie umowy i okoliczności sprawy.
Przygotuj firmę do współpracy z wykonawcami
Zanim zaprosisz kolejną ekipę, ustal z jej pracodawcą zakres robót, wspólne zagrożenia i osobę odpowiedzialną za koordynację. W ramach obsługi BHP firm z Torunia i powiatu toruńskiego pomogę uporządkować zasady współdziałania oraz sposób reagowania na zmiany podczas prac.
Jeśli chcesz uzupełnić zabezpieczenie pracowników o grupowe ubezpieczenie na życie, omówimy ofertę również online, niezależnie od siedziby firmy w Polsce. Wyjaśnię, kogo można objąć ochroną i jakie świadczenia przewiduje wybrany zakres. Firmom, które zawarły polisę za moim pośrednictwem, oraz objętym nią osobom pomagam później w jej obsłudze. Po zdarzeniu wspieram uprawnionych w zgłoszeniu roszczenia i przygotowaniu dokumentów.
Stan prawny i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych: 10 listopada 2026 r.
Podstawy prawne i źródła
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245 ze zm.), art. 208 § 1 – współpraca pracodawców, wyznaczenie koordynatora, zasady współdziałania i wymiana informacji. ↩
- Kodeks pracy, art. 207 § 1–2 oraz art. 208 § 2 – odpowiedzialność pracodawcy za stan BHP i brak zwolnienia z obowiązków wskutek wyznaczenia koordynatora. ↩
- Kodeks pracy, art. 304 § 1 i 3 oraz art. 3043 – obowiązki wobec osób pracujących poza stosunkiem pracy oraz odpowiednie stosowanie art. 208 § 1 do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek. ↩
- Rozporządzenie Ministra Energii z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy urządzeniach energetycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1210), § 33 pkt 3 lit. a – zasady wyznaczania koordynatora i określenie wymaganych kwalifikacji w instrukcji organizacji bezpiecznej pracy. ↩
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.), § 82–83 – roboty prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu, uzgodnienie warunków bezpieczeństwa w podpisanym protokole i obowiązki informacyjne. ↩
- Kodeks pracy, art. 208 § 3 w związku z art. 2071 – przekazanie informacji pracodawcom, których pracownicy wykonują pracę na terenie zakładu. ↩
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 ze zm.), § 2 ust. 2 – informowanie pracownika innego pracodawcy o zagrożeniach i potwierdzenie uzyskania informacji podpisem. ↩
- Generali Życie T.U. S.A., Ogólne Warunki Grupowego Ubezpieczenia na Życie dla małych i średnich firm 10/2026, wersja oznaczona na okładce datą 13 lutego 2026 r., w szczególności art. II (definicje Pracownika i Ubezpieczonego), III–V oraz XI–XIV – zakres ochrony, przystąpienie do ubezpieczenia, odpowiedzialność, ograniczenia i świadczenia. Dla konkretnej osoby wiążące są dokumenty jej umowy i wybranego wariantu. ↩