Co ile lat trzeba przeprowadzać szkolenia okresowe BHP? Czy każdy pracownik biurowy musi je powtarzać? Kiedy na szkolenie należy skierować nowego kierownika, a kiedy można wykorzystać zaświadczenie od poprzedniego pracodawcy?
Odpowiedź zależy od rodzaju stanowiska, warunków pracy, oceny ryzyka zawodowego oraz tego, czy pracownik wykonuje pracę zdalną. Przygotowałam praktyczne zestawienie terminów i przykładów, które pomoże pracodawcom uniknąć najczęstszych błędów.
Czym różni się szkolenie okresowe od szkolenia wstępnego?
Szkolenie wstępne odbywa się przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Szkolenie okresowe jest natomiast powtarzane podczas zatrudnienia. Jego celem jest aktualizacja i utrwalenie wiedzy oraz zapoznanie uczestników z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Szkolenie wstępne nie zastępuje szkolenia okresowego. Karta szkolenia wstępnego potwierdza instruktaż ogólny i stanowiskowy, natomiast ukończenie szkolenia okresowego potwierdza odrębne zaświadczenie wydawane po zdaniu egzaminu.
Kto musi odbywać szkolenia okresowe BHP?
Obowiązek dotyczy następujących grup:
- 🔷 pracodawców oraz innych osób kierujących pracownikami, w szczególności kierowników, mistrzów i brygadzistów;
- 🔷 pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych;
- 🔷 pracowników inżynieryjno-technicznych, m.in. projektantów, konstruktorów, technologów i organizatorów produkcji;
- 🔷 pracowników służby BHP oraz innych osób wykonujących jej zadania;
- 🔷 pracowników administracyjno-biurowych, jeżeli nie korzystają z ustawowego zwolnienia;
- 🔷 innych pracowników narażonych na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne;
- 🔷 osób, których praca wiąże się z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
O grupie szkoleniowej nie powinna decydować wyłącznie nazwa stanowiska. Znaczenie mają rzeczywiste obowiązki. Pracownik nazwany „koordynatorem”, który organizuje pracę zespołu i wydaje polecenia, może wymagać szkolenia przewidzianego dla osób kierujących pracownikami.
Kiedy trzeba przeprowadzić pierwsze szkolenie okresowe?
Termin pierwszego szkolenia zależy od grupy stanowisk:
- 🔷 pracodawcy i osoby kierujące pracownikami – do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na takim stanowisku;
- 🔷 pozostałe grupy objęte obowiązkiem – do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku.
Sformułowanie „do 6 miesięcy” albo „do 12 miesięcy” oznacza termin maksymalny. Jeżeli charakter pracy, odpowiedzialność lub występujące zagrożenia tego wymagają, szkolenie można przeprowadzić wcześniej.
Co ile lat powtarza się szkolenia okresowe BHP?
| Grupa stanowisk | Pierwsze szkolenie | Kolejne szkolenia |
|---|---|---|
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | Do 6 miesięcy | Nie rzadziej niż raz na 5 lat |
| Stanowiska robotnicze | Do 12 miesięcy | Nie rzadziej niż raz na 3 lata |
| Stanowiska z pracami szczególnie niebezpiecznymi | Do 12 miesięcy | Nie rzadziej niż raz w roku |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | Do 12 miesięcy | Nie rzadziej niż raz na 5 lat |
| Pracownicy służby BHP i osoby wykonujące jej zadania | Do 12 miesięcy | Nie rzadziej niż raz na 5 lat |
| Stanowiska administracyjno-biurowe objęte obowiązkiem | Do 12 miesięcy | Nie rzadziej niż raz na 6 lat |
| Pozostali pracownicy narażeni lub odpowiedzialni za BHP | Do 12 miesięcy | Nie rzadziej niż raz na 5 lat |
Są to maksymalne odstępy pomiędzy szkoleniami. Pracodawca może ustalić krótsze terminy, jeżeli uzasadniają to rodzaj pracy, warunki na stanowisku, liczba zdarzeń wypadkowych albo wyniki oceny ryzyka zawodowego. Częstotliwość ustala się po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami.
Przykład: pracownik magazynu i prace szczególnie niebezpieczne
Pracownik magazynu wykonujący typowe prace transportowe powinien odbywać szkolenie okresowe nie rzadziej niż raz na 3 lata. Jeżeli jednak na jego stanowisku są wykonywane prace zakwalifikowane jako szczególnie niebezpieczne, szkolenie należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz w roku.
Nie każdy pracownik zakładu produkcyjnego albo budowlanego automatycznie podlega szkoleniu corocznemu. Decyduje rzeczywisty rodzaj wykonywanej pracy i jej prawidłowa kwalifikacja.
Czy pracownicy biurowi zawsze muszą odbywać szkolenia okresowe?
Nie zawsze. Pracownik administracyjno-biurowy może być zwolniony ze szkolenia okresowego, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka, a z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia.
Zwolnienie nie działa na podstawie samej nazwy stanowiska ani przekonania, że „w biurze jest bezpiecznie”. Pracodawca powinien sprawdzić kategorię ryzyka swojej przeważającej działalności oraz wnioski wynikające z aktualnej oceny ryzyka zawodowego.
Przykład: biuro rachunkowe zatrudniające pracowników stacjonarnych
Firma prowadzi działalność należącą do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Księgowa pracuje wyłącznie stacjonarnie na stanowisku administracyjno-biurowym, a ocena ryzyka nie wskazuje konieczności szkolenia okresowego. W takiej sytuacji może znaleźć zastosowanie zwolnienie przewidziane w Kodeksie pracy.
Jeżeli jednak zmieni się przeważająca działalność firmy i zostanie dla niej ustalona kategoria ryzyka wyższa niż trzecia albo nowa ocena ryzyka wykaże potrzebę szkolenia, pracodawca powinien je przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy.
Praca zdalna a szkolenie okresowe pracownika biurowego
Szczególną uwagę należy zwrócić na pracowników wykonujących pracę zdalną. Kodeksowe zwolnienie ze szkolenia okresowego dla części stanowisk administracyjno-biurowych nie ma zastosowania do pracowników wykonujących pracę zdalną.
Przykład: księgowa wykonuje pracę całkowicie zdalnie albo w modelu hybrydowym. Nawet jeżeli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy niskiego ryzyka, nie należy stosować wobec niej zwolnienia przewidzianego dla stacjonarnych stanowisk administracyjno-biurowych. Szkolenie okresowe przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 6 lat.
Awans na kierownika – czy wcześniejsze szkolenie nadal wystarczy?
Zmiana zakresu odpowiedzialności może oznaczać zmianę grupy szkoleniowej. Pracownik, który wcześniej wykonywał zadania biurowe, a następnie został kierownikiem zespołu, powinien posiadać wiedzę dotyczącą organizowania pracy, odpowiedzialności osób kierujących oraz egzekwowania zasad BHP.
Przykład: specjalistka ds. sprzedaży została kierowniczką działu 1 marca. Jeżeli wcześniejsze szkolenie nie obejmowało programu dla osób kierujących pracownikami, pierwsze szkolenie okresowe dla nowej grupy należy przeprowadzić najpóźniej do 1 września.
Czy można uznać szkolenie od poprzedniego pracodawcy?
W określonych sytuacjach pracownik może zostać zwolniony z pierwszego szkolenia okresowego. Jest to możliwe, jeżeli przedstawi aktualne zaświadczenie o odbyciu wymaganego szkolenia u innego pracodawcy w okresie, w którym powinno zostać przeprowadzone pierwsze szkolenie.
Można również uwzględnić szkolenie wymagane dla innej grupy stanowisk, jeżeli jego program obejmował zakres tematyczny wymagany na nowym stanowisku.
Samo zaświadczenie nie zawsze wystarczy. Pracodawca powinien sprawdzić grupę stanowisk, datę szkolenia oraz zgodność programu. Szkolenie dla pracowników administracyjno-biurowych nie zastąpi automatycznie szkolenia dla osoby kierującej pracownikami.
W jakiej formie przeprowadza się szkolenie okresowe?
Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych odbywają szkolenie okresowe w formie instruktażu. Dla pozostałych grup dopuszczalne są:
- 🔷 kurs;
- 🔷 seminarium;
- 🔷 samokształcenie kierowane.
Samokształcenie kierowane może wykorzystywać internet, ale nie powinno polegać wyłącznie na przesłaniu prezentacji albo linku do filmu. Organizator musi zapewnić odpowiedni program, materiały oraz możliwość konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców.
Każde szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora. Dopiero pozytywny wynik egzaminu jest podstawą do wydania zaświadczenia.
Kto może organizować i prowadzić szkolenia okresowe?
Szkolenie okresowe może być organizowane i prowadzone przez pracodawcę albo – na jego zlecenie – przez uprawnioną jednostkę prowadzącą działalność szkoleniową w dziedzinie BHP.
Szkolenia osób będących pracodawcami, pracowników służby BHP oraz instruktorów i wykładowców tematyki bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzą jednostki organizacyjne zajmujące się działalnością szkoleniową w tym zakresie.
Program musi być przygotowany dla konkretnej grupy stanowisk i dostosowany do rodzajów oraz warunków wykonywanej pracy. Gotowy, uniwersalny materiał nieuwzględniający specyfiki firmy może nie realizować celu szkolenia.
Czy szkolenie BHP może odbywać się po godzinach pracy?
Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Jeżeli pracownik uczestniczy w szkoleniu poza swoim normalnym rozkładem czasu pracy, czas ten powinien zostać prawidłowo rozliczony według przepisów o czasie pracy.
Kosztu szkolenia okresowego nie można przerzucić na pracownika. Dotyczy to zarówno szkolenia stacjonarnego, jak i prawidłowo zorganizowanego samokształcenia kierowanego.
Jak udokumentować szkolenie okresowe?
Po zdaniu egzaminu organizator wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Odpis zaświadczenia należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika.
Pracodawca powinien posiadać również:
- 🔷 program szkolenia właściwy dla danej grupy stanowisk;
- 🔷 dokumentację przebiegu szkolenia;
- 🔷 protokół egzaminu;
- 🔷 rejestr wydanych zaświadczeń, jeżeli organizuje szkolenie;
- 🔷 dowody potwierdzające kwalifikacje i przygotowanie osób prowadzących.
Jak skutecznie pilnować terminów szkoleń BHP?
Samo przechowywanie zaświadczeń w aktach osobowych nie wystarcza. Firma powinna posiadać aktualny rejestr szkoleń, który pozwala z wyprzedzeniem zaplanować kolejne terminy.
Minimalny zakres rejestru szkoleń
- 🔷 imię i nazwisko pracownika;
- 🔷 aktualne stanowisko i grupa szkoleniowa;
- 🔷 data rozpoczęcia pracy na stanowisku;
- 🔷 data ukończenia ostatniego szkolenia;
- 🔷 termin następnego szkolenia;
- 🔷 informacja o pracach szczególnie niebezpiecznych lub pracy zdalnej;
- 🔷 numer albo lokalizacja zaświadczenia;
- 🔷 status zaplanowania kolejnego szkolenia.
W praktyce dobrze sprawdza się system trzech przypomnień: 90, 60 i 30 dni przed terminem. Pozwala to zebrać grupę, wybrać organizatora i przeprowadzić szkolenie przed utratą aktualności dokumentu.
Przykład organizacyjny: firma zatrudniająca różne grupy pracowników
Firma z Torunia zatrudnia pracowników biurowych, magazynierów, kierownika magazynu i specjalistkę wykonującą zadania służby BHP. Ustawienie jednego terminu „co 5 lat dla wszystkich” byłoby błędem.
- 🔷 magazynierzy powinni odbywać szkolenie nie rzadziej niż raz na 3 lata;
- 🔷 kierownik magazynu – nie rzadziej niż raz na 5 lat;
- 🔷 osoba wykonująca zadania służby BHP – nie rzadziej niż raz na 5 lat;
- 🔷 pracownicy administracyjno-biurowi objęci obowiązkiem – nie rzadziej niż raz na 6 lat;
- 🔷 osoba wykonująca prace szczególnie niebezpieczne – nie rzadziej niż raz w roku.
Rejestr powinien więc przypisywać termin indywidualnie, z uwzględnieniem grupy szkoleniowej, rzeczywistych obowiązków i warunków pracy.
Kiedy trzeba ponownie sprawdzić grupę szkoleniową?
Weryfikację warto przeprowadzić po każdej istotnej zmianie:
- 🔷 awansie na stanowisko kierownicze;
- 🔷 zmianie stanowiska albo zakresu obowiązków;
- 🔷 rozpoczęciu pracy zdalnej lub hybrydowej;
- 🔷 wprowadzeniu prac szczególnie niebezpiecznych;
- 🔷 zmianie przeważającej działalności pracodawcy;
- 🔷 aktualizacji oceny ryzyka zawodowego;
- 🔷 zmianie technologii, maszyn lub organizacji pracy.
Najczęstsze błędy pracodawców
- 🔷 wpisanie jednego terminu szkolenia dla całej firmy;
- 🔷 liczenie terminu według nazwy stanowiska zamiast rzeczywistych obowiązków;
- 🔷 stosowanie zwolnienia dla każdego pracownika biurowego;
- 🔷 pominięcie szczególnych zasad dotyczących pracy zdalnej;
- 🔷 nieuwzględnienie awansu pracownika na stanowisko kierownicze;
- 🔷 uznanie zaświadczenia od poprzedniego pracodawcy bez sprawdzenia programu;
- 🔷 przeprowadzenie szkolenia po upływie wymaganego terminu;
- 🔷 brak egzaminu albo dokumentacji potwierdzającej jego przeprowadzenie;
- 🔷 obciążenie pracownika kosztem szkolenia;
- 🔷 korzystanie z przypadkowego szkolenia internetowego niedostosowanego do stanowiska.
Nieprzestrzeganie przepisów i zasad BHP może stanowić wykroczenie zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł. Brak aktualnego szkolenia może mieć również znaczenie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz przy analizie przyczyn wypadku.
Praktyczna checklista dla pracodawcy
- 🔷 Przypisz każdego pracownika do właściwej grupy szkoleniowej.
- 🔷 Sprawdź, czy pracownicy biurowi rzeczywiście korzystają ze zwolnienia.
- 🔷 Oznacz stanowiska związane z pracą zdalną i pracami szczególnie niebezpiecznymi.
- 🔷 Zapisz datę ostatniego szkolenia i najpóźniejszy termin kolejnego.
- 🔷 Ustaw przypomnienia co najmniej 90, 60 i 30 dni wcześniej.
- 🔷 Zweryfikuj program i uprawnienia organizatora szkolenia.
- 🔷 Dopilnuj egzaminu oraz wydania zaświadczenia.
- 🔷 Przechowuj odpis zaświadczenia w części B akt osobowych.
- 🔷 Aktualizuj rejestr po każdej zmianie stanowiska lub zakresu obowiązków.
Szkolenia okresowe i obsługa BHP w Toruniu
Prawidłowe pilnowanie terminów wymaga połączenia informacji z akt osobowych, oceny ryzyka, zakresów obowiązków i organizacji pracy. Arkusz z datami nie spełni swojej funkcji, jeżeli pracownicy zostali przypisani do niewłaściwych grup.
Jako specjalistka BHP pomogę uporządkować rejestr szkoleń, zweryfikować grupy stanowisk, przygotować programy i zaplanować terminy odpowiednie dla rzeczywistych warunków pracy. Obsługuję firmy z Torunia i województwa kujawsko-pomorskiego.
Porozmawiajmy o kompleksowej obsłudze BHP w Twojej firmie
Sprawdzę terminy szkoleń, dokumentację, ocenę ryzyka i sposób kwalifikowania stanowisk. Pomogę stworzyć praktyczny system przypomnień, dzięki któremu ważne obowiązki nie będą zależały od ręcznego przeglądania akt osobowych.
📞 Porozmawiajmy:
663 772 050
✉️ Napisz:
kontakt@bezpiecznikmk.pl
🌐 Dowiedz się więcej:
www.bezpiecznikmk.pl/bhp
Stan prawny: 24 sierpnia 2026 r. Podstawa prawna: art. 2373, art. 6731 i art. 283 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Materiał ma charakter informacyjny. Częstotliwość i zakres szkolenia należy ustalić z uwzględnieniem rzeczywistych obowiązków, warunków pracy, oceny ryzyka zawodowego oraz aktualnej sytuacji pracodawcy.
Potrzebujesz pomocy w tym temacie?
Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania i przedstawię najlepsze rozwiązanie dla Ciebie lub Twojej firmy.
Napisz do mnie