Kiedy trzeba zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego? 10 sytuacji, o których firmy zapominają

Ocena ryzyka zawodowego nie jest dokumentem przygotowywanym raz na zawsze. Powinna odpowiadać rzeczywistym warunkom pracy, występującym zagrożeniom oraz stosowanym zabezpieczeniom. Jeżeli w firmie zmienia się maszyna, technologia, organizacja pracy albo pojawia się nowe zagrożenie, dotychczasowa dokumentacja może wymagać aktualizacji.

W dotychczasowej pracy wspierałam firmy o bardzo różnym profilu – między innymi warsztaty samochodowe, przedsiębiorstwa budowlane, zakłady produkcyjne, firmy IT oraz szkoły. Z mojego doświadczenia wynika, że pracodawcy zazwyczaj pamiętają o ocenie ryzyka podczas tworzenia nowego stanowiska, ale znacznie łatwiej przeoczają późniejsze, pozornie niewielkie zmiany.

Wymiana urządzenia, zastosowanie innego środka chemicznego, przesunięcie stanowiska, zmiana zakresu obowiązków albo zwiększenie tempa pracy mogą wpływać na poziom ryzyka. Dlatego aktualizacja oceny ryzyka zawodowego powinna wynikać z rzeczywistych warunków, a nie wyłącznie z kalendarza.

Czy ocenę ryzyka zawodowego trzeba aktualizować co roku?

Ogólne przepisy BHP nie wprowadzają jednego terminu, zgodnie z którym każdą ocenę ryzyka zawodowego trzeba obowiązkowo aktualizować na przykład raz w roku. Pracodawca powinien natomiast zadbać, aby dokumentacja pozostawała aktualna i uwzględniała rzeczywiste warunki wykonywania pracy.

W praktyce warto ustalić wewnętrzny termin okresowego przeglądu dokumentacji, na przykład raz w roku. Taki przegląd nie zawsze musi zakończyć się zmianą dokumentu. Powinien jednak pozwolić sprawdzić, czy stanowisko, zadania, wyposażenie, stosowane materiały i zabezpieczenia nadal odpowiadają opisowi zawartemu w ocenie.

10 sytuacji, w których trzeba sprawdzić ocenę ryzyka zawodowego

1. Zakupiono nową maszynę, urządzenie lub narzędzie

Wprowadzenie nowego wyposażenia może oznaczać pojawienie się zagrożeń mechanicznych, elektrycznych, termicznych, ergonomicznych albo związanych z hałasem i drganiami. Dotyczy to nie tylko dużych maszyn produkcyjnych, lecz także elektronarzędzi, podnośników, urządzeń transportowych oraz wyposażenia biurowego.

Aktualizacja może być potrzebna również wtedy, gdy dotychczasowa maszyna została przebudowana, wyposażona w inne osłony, zmieniono sposób jej sterowania albo zaczęto wykorzystywać ją do innych prac niż wcześniej.

2. Zmieniono technologię, materiał lub stosowany środek chemiczny

Zastąpienie jednego preparatu innym nie powinno kończyć się wyłącznie na włożeniu nowej karty charakterystyki do segregatora. Trzeba sprawdzić klasyfikację produktu, drogi narażenia, zalecane środki ochrony, warunki wentylacji i magazynowania oraz sposób postępowania w razie rozlania lub kontaktu z pracownikiem.

Ponowna ocena jest potrzebna również wtedy, gdy zmienia się skład czynnika chemicznego, przebieg procesu technologicznego albo dostępna wiedza medyczna dotycząca jego oddziaływania. Należy uwzględnić również łączne działanie kilku czynników chemicznych występujących na stanowisku.^[2]

3. Zmieniono organizację albo sposób wykonywania pracy

Nawet jeżeli maszyny i pomieszczenia pozostają takie same, ryzyko może się zmienić wskutek reorganizacji pracy. Przykładem jest wprowadzenie pracy zmianowej, zwiększenie tempa produkcji, zmniejszenie liczby osób w zespole, zmiana zakresu obowiązków albo rozpoczęcie samodzielnej obsługi procesu, który wcześniej wykonywało kilka osób.

W pracy biurowej znaczenie może mieć między innymi zwiększenie czasu pracy przy monitorze, większe obciążenie psychiczne, stała obsługa trudnych zgłoszeń albo połączenie pracy administracyjnej z regularnym przenoszeniem dokumentów, sprzętu lub towarów.

4. Przeniesiono stanowisko lub zmieniono układ pomieszczenia

Przeprowadzka do innego budynku, przebudowa hali, ustawienie nowych regałów albo zmiana przebiegu dróg transportowych może wpływać na bezpieczeństwo pracowników. Trzeba wtedy ponownie ocenić między innymi oświetlenie, wentylację, dojścia do stanowisk, możliwość ewakuacji, transport wewnętrzny oraz ryzyko potknięcia, upadku lub potrącenia.

W praktyce problemem bywa również stopniowe „zagęszczanie” stanowiska. Pojawiają się kolejne urządzenia, przewody, pojemniki i materiały, ale dokumentacja nadal opisuje pierwotny, znacznie prostszy układ.

5. Doszło do wypadku, zdarzenia potencjalnie wypadkowego lub awarii

Wypadek przy pracy jest wyraźnym sygnałem, że należy sprawdzić ocenę ryzyka. Nie oznacza to automatycznie, że cały dokument został przygotowany nieprawidłowo. Trzeba jednak ustalić, czy zagrożenie zostało wcześniej rozpoznane, czy właściwie oszacowano jego znaczenie oraz czy zastosowane zabezpieczenia były wystarczające.

Takiej samej uwagi wymagają zdarzenia potencjalnie wypadkowe, czyli sytuacje, w których nikt nie doznał urazu, ale niewiele brakowało do wypadku. Upadek przedmiotu obok pracownika, niekontrolowane uruchomienie maszyny albo poślizg bez obrażeń mogą ujawnić problem wcześniej niż poważny wypadek.

6. Pojawiły się nowe wyniki pomiarów, badań lub kontroli

Aktualizacji może wymagać ocena, która nie uwzględnia nowych wyników pomiarów hałasu, drgań, zapylenia, czynników chemicznych, mikroklimatu lub oświetlenia. Znaczenie mają także wyniki przeglądów technicznych, kontroli warunków pracy, obserwacji przełożonych oraz informacje uzyskane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Nie należy czekać wyłącznie na przekroczenie wartości dopuszczalnej. Jeżeli wyniki wskazują, że narażenie wzrosło albo zbliża się do poziomu wymagającego dodatkowych działań, warto od razu sprawdzić skuteczność stosowanych zabezpieczeń.

7. Dotychczasowe zabezpieczenia okazały się nieskuteczne

Ocena ryzyka wymaga ponownego sprawdzenia, gdy pracownicy mimo zastosowanych środków nadal zgłaszają dolegliwości, problemy z obsługą urządzenia albo powtarzające się niebezpieczne sytuacje. Może to oznaczać, że zabezpieczenia techniczne są niewystarczające, instrukcja jest nieczytelna, środki ochrony indywidualnej zostały źle dobrane lub procedura nie odpowiada praktyce.

Sama obecność rękawic, okularów czy ochronników słuchu na liście wyposażenia nie przesądza o skuteczności ochrony. Trzeba uwzględnić ich parametry, dopasowanie, sposób używania, konserwację oraz możliwość stosowania przez cały wymagany czas.

8. Zmieniły się przepisy, dokumentacja producenta lub wiedza techniczna

Nowe przepisy mogą wprowadzać dodatkowe wymagania dotyczące określonych czynników, grup pracowników lub sposobu organizacji pracy. Znaczenie może mieć również zmiana instrukcji producenta maszyny, aktualizacja karty charakterystyki, nowe wyniki badań albo pojawienie się skuteczniejszych rozwiązań ochronnych.

Pracodawca powinien zareagować także wtedy, gdy wcześniejsza ocena została przygotowana zgodnie z ówczesną wiedzą, ale obecnie wiadomo już, że dane zagrożenie ma większe znaczenie albo może zostać ograniczone skuteczniejszą metodą.

9. Zmieniła się grupa osób wykonujących daną pracę

Ocena powinna uwzględniać osoby rzeczywiście wykonujące pracę, w tym pracowników wymagających szczególnej ochrony. Znaczenie może mieć zatrudnienie pracownika młodocianego, dopuszczenie do określonych zadań pracownicy w ciąży lub karmiącej dziecko piersią, a także wykonywanie pracy przez osobę z niepełnosprawnością.

Nie oznacza to wpisywania diagnoz lub szczegółowych danych medycznych do karty oceny ryzyka. Należy natomiast sprawdzić, czy organizacja stanowiska, zakres czynności i środki ochronne są odpowiednie do obowiązujących ograniczeń oraz rzeczywistych warunków wykonywania pracy.

10. Wprowadzono pracę zdalną lub hybrydową

Praca wykonywana poza siedzibą firmy wymaga uwzględnienia odmiennych warunków i zagrożeń. W przypadku pracy zdalnej należy zwrócić uwagę zwłaszcza na ergonomię, obciążenie wzroku, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne.

Przepisy pozwalają przygotować uniwersalną ocenę ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Dokument nadal powinien jednak odpowiadać rzeczywiście wykonywanym zadaniom. Trzeba go ponownie sprawdzić, jeżeli zmienia się charakter pracy, wykorzystywane wyposażenie lub model organizacyjny.^[3]

Czy po każdej zmianie trzeba przygotowywać cały dokument od początku?

Nie zawsze. Jeżeli zmiana dotyczy jednego elementu stanowiska, można zaktualizować odpowiednią część dokumentacji. Trzeba jednak sprawdzić, czy nie wpływa ona również na inne zagrożenia.

Przykładowo zakup nowego urządzenia może oznaczać nie tylko nowe zagrożenie mechaniczne. Może również zmienić poziom hałasu, sposób transportowania materiałów, obciążenie fizyczne, zakres czynności wykonywanych podczas czyszczenia oraz organizację pracy innych osób znajdujących się w pobliżu.

Jak prawidłowo przeprowadzić aktualizację oceny ryzyka zawodowego?

Zakres prac zależy od rodzaju stanowiska i wprowadzonej zmiany. W większości przypadków warto przejść przez następujące etapy:

• ■ obejrzeć stanowisko podczas normalnej pracy – sam opis stanowiska może nie pokazywać wszystkich rzeczywiście wykonywanych czynności;
• ■ ustalić zakres zmiany – porównać wcześniejszy i obecny sposób wykonywania pracy;
• ■ zebrać potrzebne informacje – między innymi instrukcje, karty charakterystyki, wyniki pomiarów, dokumentację techniczną i informacje o zdarzeniach;
• ■ rozpoznać nowe lub zmienione zagrożenia – z uwzględnieniem prac normalnych, awaryjnych, konserwacyjnych i porządkowych;
• ■ oszacować poziom ryzyka – przy zastosowaniu przyjętej w firmie, spójnej metody;
• ■ zaplanować działania ograniczające ryzyko – w pierwszej kolejności rozwiązania eliminujące zagrożenie lub chroniące cały zespół;
• ■ zaktualizować dokumentację – wskazać datę, osoby dokonujące oceny, wyniki oraz niezbędne środki profilaktyczne;
• ■ poinformować pracowników – przekazać zasady ochrony przed zagrożeniami i w razie potrzeby zaktualizować instrukcje lub szkolenie stanowiskowe.

Kto powinien uczestniczyć w aktualizacji?

Za zapewnienie prawidłowej oceny ryzyka odpowiada pracodawca. Może korzystać z pomocy pracownika służby BHP, osoby wykonującej zadania tej służby, specjalisty spoza zakładu pracy, osoby kierującej pracownikami, technologa, lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną lub innych ekspertów.

Bardzo ważny jest również udział pracowników znających dane stanowisko. To oni często jako pierwsi zauważają, że określona czynność wygląda inaczej niż w instrukcji, zabezpieczenie utrudnia pracę albo niebezpieczna sytuacja regularnie się powtarza.

Pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami działania dotyczące oceny ryzyka zawodowego, informowania o ryzyku, zmian w organizacji pracy i wyposażeniu stanowisk oraz wprowadzania nowych procesów technologicznych i substancji chemicznych.^[4]

Konsultacja nie przenosi odpowiedzialności z pracodawcy na pracowników. Jej celem jest wykorzystanie wiedzy osób wykonujących pracę i sprawdzenie, czy przyjęte rozwiązania będą skuteczne w praktyce.

Co powinno znaleźć się w dokumentacji po aktualizacji?

Dokumentacja oceny ryzyka powinna zawierać opis stanowiska, wyniki przeprowadzonej oceny oraz zastosowane środki profilaktyczne. Opis powinien obejmować w szczególności wykonywane zadania, wykorzystywane maszyny, narzędzia i materiały, występujące czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe, stosowane zabezpieczenia oraz osoby wykonujące pracę na stanowisku.

Należy wskazać również datę przeprowadzenia oceny oraz osoby, które jej dokonały. Jeżeli aktualizacja obejmuje tylko część dokumentu, zmiany powinny być czytelne i możliwe do odtworzenia. Warto zachować poprzednią wersję, aby było wiadomo, jakie rozwiązania obowiązywały przed modyfikacją.^[5]

Przykład: nowa pakowarka w zakładzie pod Toruniem

Wniosek praktyczny: jedna zmiana techniczna może oddziaływać na kilka obszarów jednocześnie. Dlatego przed aktualizacją warto zobaczyć pełny cykl pracy – od przygotowania urządzenia, przez normalną obsługę, aż po usuwanie zakłóceń, czyszczenie i konserwację.

Najczęstsze błędy przy aktualizacji oceny ryzyka zawodowego

• ■ zmiana wyłącznie daty dokumentu bez ponownej analizy stanowiska;
• ■ kopiowanie oceny z podobnego stanowiska bez sprawdzenia różnic;
• ■ pomijanie prac wykonywanych rzadko, takich jak czyszczenie, konserwacja lub usuwanie awarii;
• ■ nieuwzględnianie zdarzeń potencjalnie wypadkowych i sygnałów od pracowników;
• ■ uznawanie środków ochrony indywidualnej za jedyne możliwe zabezpieczenie;
• ■ brak powiązania oceny z instrukcjami, szkoleniami i rzeczywistą organizacją pracy;
• ■ zebranie podpisów pracowników bez wyjaśnienia, co zmieniło się w zagrożeniach i zasadach ochrony.

Krótka lista kontrolna dla pracodawcy

Warto sprawdzić ocenę ryzyka zawodowego zawsze wtedy, gdy na którekolwiek z poniższych pytań odpowiedź brzmi „tak”:

• ■ Czy pracownicy wykonują nowe lub dodatkowe czynności?
• ■ Czy zmieniono maszynę, narzędzie, materiał lub środek chemiczny?
• ■ Czy stanowisko zostało przeniesione albo inaczej zorganizowane?
• ■ Czy wydarzył się wypadek, awaria albo niebezpieczne zdarzenie bez urazu?
• ■ Czy pomiary, kontrole lub zgłoszenia pracowników ujawniły nowe informacje?
• ■ Czy dotychczasowe zabezpieczenia są nieskuteczne albo trudne do stosowania?
• ■ Czy zmieniły się przepisy, instrukcje producenta lub wiedza o zagrożeniu?

Jeżeli warunki nie uległy zmianie, warto odnotować przeprowadzenie okresowego przeglądu. Jeżeli natomiast dokument nie odpowiada już praktyce, aktualizacji nie należy odkładać do następnego szkolenia, kontroli czy wypadku.