Jakie dokumenty BHP trzeba przygotować przed pierwszym dniem nowego pracownika?

Jakie dokumenty BHP dla nowego pracownika trzeba przygotować przed jego pierwszym dniem? Które formularze powinny być gotowe wcześniej, a które można wypełnić dopiero po rzeczywistym przeprowadzeniu szkolenia?

To ważne rozróżnienie. Nie wszystkie dokumenty muszą być podpisane dzień przed rozpoczęciem zatrudnienia. Część z nich przygotowuje się wcześniej, ale pracownik podpisuje je dopiero pierwszego dnia – po badaniach, szkoleniu i zapoznaniu się z rzeczywistymi zagrożeniami.

Co musi być gotowe jeszcze przed przyjściem pracownika?

Pracodawca powinien rozpocząć przygotowania jeszcze przed datą zatrudnienia. Pozwala to skierować pracownika na badania, przygotować stanowisko oraz zaplanować szkolenie w taki sposób, aby pierwszego dnia nie zabrakło żadnego dokumentu ani wyposażenia.

1. Skierowanie na wstępne badania lekarskie

Osoba przyjmowana do pracy co do zasady podlega wstępnym badaniom lekarskim. Badanie przeprowadza się na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę.

Skierowanie powinno zawierać między innymi:

• ■ rodzaj badania profilaktycznego;
• ■ nazwę stanowiska, na którym osoba ma zostać zatrudniona;
• ■ opis warunków pracy;
• ■ informacje o czynnikach niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych;
• ■ wielkość narażenia oraz aktualne wyniki badań i pomiarów, jeżeli są wymagane i dostępne dla danego stanowiska.

Skierowanie wydaje się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badanie. Dokument należy przygotować na podstawie rzeczywistych warunków pracy, a nie wyłącznie nazwy stanowiska.

Czy można wykorzystać orzeczenie od poprzedniego pracodawcy?

W określonych przypadkach nowe badanie wstępne nie jest konieczne. Dotyczy to między innymi osoby przyjmowanej do pracy u innego pracodawcy w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia, jeżeli:

• ■ posiada aktualne orzeczenie lekarskie;
• ■ przedstawi również skierowanie, na podstawie którego wydano to orzeczenie;
• ■ nowy pracodawca porówna warunki pracy i uzna je za odpowiadające warunkom opisanym w poprzednim skierowaniu;
• ■ zatrudnienie nie dotyczy wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Samo aktualne orzeczenie bez skierowania nie pozwala rzetelnie porównać warunków pracy. Decyzji nie powinno się podejmować wyłącznie na podstawie podobnej nazwy stanowiska.

2. Ocena ryzyka zawodowego dla stanowiska

Ocena ryzyka zawodowego powinna istnieć, zanim pracownik rozpocznie pracę. Musi odpowiadać konkretnemu stanowisku, wykonywanym czynnościom, używanym urządzeniom oraz warunkom panującym w zakładzie.

Dokument powinien uwzględniać między innymi:

• ■ charakterystykę stanowiska i wykonywanych czynności;
• ■ maszyny, narzędzia, materiały i substancje wykorzystywane podczas pracy;
• ■ zidentyfikowane zagrożenia;
• ■ osoby narażone na poszczególne zagrożenia;
• ■ wyniki oceny ryzyka;
• ■ stosowane i planowane środki profilaktyczne.

Pracownik musi zostać poinformowany o ryzyku oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami. Potwierdzenie przekazania tej informacji przechowuje się w części B akt osobowych.

3. Program instruktażu ogólnego i stanowiskowego

Szkolenie wstępne BHP obejmuje instruktaż ogólny oraz – gdy jest wymagany dla danego stanowiska – instruktaż stanowiskowy. Szkolenia prowadzi się według szczegółowych programów opracowanych dla odpowiednich grup stanowisk.

Program nie powinien być tworzony dopiero podczas kontroli PIP. Musi być przygotowany przed szkoleniem i uwzględniać specyfikę zakładu oraz stanowiska.

Instruktaż stanowiskowy powinien obejmować między innymi:

• ■ omówienie warunków pracy i zagrożeń;
• ■ pokaz bezpiecznego wykonywania czynności;
• ■ próbne wykonanie pracy przez pracownika pod kontrolą osoby prowadzącej;
• ■ samodzielną pracę pod nadzorem instruktora;
• ■ sprawdzian wiedzy i umiejętności stanowiący podstawę dopuszczenia do pracy.

4. Karta szkolenia wstępnego BHP

Karta powinna być przygotowana przed szkoleniem, ale uzupełnia się ją po wykonaniu poszczególnych części instruktażu. Potwierdza ona odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Od grudnia 2025 r. wymagane potwierdzenia mogą być składane w postaci papierowej albo elektronicznej. Jeżeli pracownik lub kierownik potwierdza szkolenie elektronicznie, pracodawca:

• ■ umieszcza odpowiednią adnotację w karcie szkolenia w miejscu przeznaczonym na podpis;
• ■ dołącza dokument elektroniczny zawierający potwierdzenie albo jego odwzorowanie;
• ■ przechowuje kartę wraz z załączonymi dokumentami w aktach osobowych pracownika.

Karta szkolenia wstępnego trafia do części B akt osobowych. Nie należy zastępować jej samą listą obecności ani certyfikatem wystawionym według dowolnego wzoru.

5. Potwierdzenie zapoznania z przepisami i instrukcjami BHP

Pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracownika z przepisami i zasadami BHP dotyczącymi wykonywanej pracy oraz udostępnić aktualne instrukcje.

Instrukcje powinny być zrozumiałe i opisywać:

• ■ czynności wykonywane przed rozpoczęciem pracy;
• ■ zasady bezpiecznego wykonywania obowiązków;
• ■ czynności wykonywane po zakończeniu pracy;
• ■ sposób postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami i zasadami BHP. Potwierdzenie przechowuje się w części B akt osobowych. Przepisy nie wymagają uniwersalnego, odrębnego podpisu na każdej instrukcji, ale pracodawca powinien móc wykazać, z jakimi zasadami i dokumentami pracownik został faktycznie zapoznany.

6. Karta przydziału odzieży i środków ochrony indywidualnej

Jeżeli na stanowisku wymagane są rękawice, okulary, ochronniki słuchu, obuwie ochronne, hełm albo odzież robocza, trzeba je wydać przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Pracodawca prowadzi kartę ewidencji przydziału:

• ■ odzieży i obuwia roboczego;
• ■ środków ochrony indywidualnej;
• ■ wypłaconych ekwiwalentów za używanie własnej odzieży, jeżeli przepisy dopuszczają takie rozwiązanie;
• ■ ekwiwalentów za pranie i konserwację, jeżeli mają zastosowanie.

Karta przydziału stanowi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ale nie jest częścią akt osobowych. Sam podpis pracownika nie wystarczy – środki muszą być odpowiednio dobrane do zagrożeń, sprawne i rzeczywiście wydane.

7. Dodatkowe dokumenty dla pracy zdalnej

Jeżeli praca zdalna została uzgodniona już przy zawieraniu umowy, przed dopuszczeniem do jej wykonywania trzeba uwzględnić dodatkowe dokumenty.

Pracownik powinien potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej:

• ■ zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej;
• ■ zapoznanie się z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• ■ zobowiązanie do przestrzegania przekazanych zasad;
• ■ że w uzgodnionym miejscu pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

W przypadku osoby przyjmowanej do pracy zdalnej na stanowisko administracyjno-biurowe szkolenie wstępne może zostać przeprowadzone w całości za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli spełnione są warunki określone w Kodeksie pracy.

Jak może wyglądać prawidłowy pierwszy dzień pracownika?

Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu nowego pracownika

• ■ rozpoczęcie pracy przed otrzymaniem orzeczenia lekarskiego;
• ■ zbyt ogólny opis warunków pracy w skierowaniu na badania;
• ■ wykorzystanie orzeczenia od poprzedniego pracodawcy bez poprzedniego skierowania i porównania warunków;
• ■ podpisanie karty szkolenia bez rzeczywistego instruktażu;
• ■ używanie jednej, ogólnej oceny ryzyka dla różnych stanowisk;
• ■ brak instruktażu na każdym stanowisku, na którym pracownik ma wykonywać obowiązki;
• ■ wydanie środków ochrony dopiero po rozpoczęciu pracy;
• ■ przekazanie pracownikowi instrukcji w języku, którego nie rozumie;
• ■ przechowywanie dokumentów BHP w przypadkowych miejscach zamiast we właściwej części dokumentacji pracowniczej.

Gotowa checklista BHP przed zatrudnieniem pracownika

• ■ Ustal rzeczywisty zakres obowiązków i warunki na stanowisku.
• ■ Przygotuj skierowanie na badania i uzyskaj właściwe orzeczenie.
• ■ Przygotuj albo zaktualizuj ocenę ryzyka zawodowego.
• ■ Sprawdź program instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
• ■ Wyznacz osoby uprawnione do przeprowadzenia szkolenia.
• ■ Przygotuj aktualne i zrozumiałe instrukcje BHP.
• ■ Przygotuj kartę szkolenia, ale nie podpisuj jej przed przeprowadzeniem instruktażu.
• ■ Przygotuj potwierdzenie poinformowania o ryzyku zawodowym.
• ■ Skompletuj wymagane środki ochrony, odzież i obuwie robocze.
• ■ W przypadku pracy zdalnej przygotuj dodatkową ocenę, informację i oświadczenia.
• ■ Po zakończeniu procedury umieść dokumenty we właściwych częściach dokumentacji pracowniczej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy: art. 29 § 2, art. 67³¹ § 2 i § 5–7, art. 226, art. 229 § 1–4a, art. 237³, art. 237⁴ oraz art. 237⁶–237⁹.

Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy: w szczególności § 6–12 oraz załącznik nr 2; tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2024 r. poz. 1327, z uwzględnieniem zmiany ogłoszonej w Dz.U. z 2025 r. poz. 1640.

Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników: w szczególności § 4 oraz załącznik nr 3a; tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2023 r. poz. 607.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej: w szczególności § 3 i § 6; tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2024 r. poz. 535.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy: w szczególności § 39 i § 41.

Stan prawny zweryfikowany na 24 sierpnia 2026 r.